费用发生了，没有发票该如何报销？

2023年1月14日财税合规动态没有发票能不能报销没有发票该如何报销费用能不能在企业所得税税前扣除1448

发票作为会计核算的原始依据，是大家在报销中最重要的凭证。那么当费用发生了却没有发票，该如何报销呢？

一、情理法的冲突

企业的《费用报销制度》一般都规定“必须凭发票报销费用”，不可否认，现实中确实存在费用发生了但拿不到发票的情形。如何解决呢？如果一味强调凭票报销，难免胶柱鼓瑟。凭票报销如果影响到了业务的正常开展，该如何应对？站在正常逻辑思考这个问题，条件所限不能取得发票是“情”，费用因公发生是“理”，没有发票不能税前扣除是“法”，上述案例“情理法”出现了矛盾。面对这样的困境，会计人有两点是一定要把握的：

（1）首先应该遵从的是“法”，要遵照税务的要求。这一点不以我们的个人意志为转移，也不能因个别企业的具体情况而转移。

（2）会计人员要站在企业的角度，维护企业的利益，据理力争。

二、切勿替票报销

碰到这种情形，很多企业会采用替票报销，即用A发票来报销B费用。先声明，这种方式是不合规、不合法的。会计人员不能提议如此操作，也不应纵容这种操作。费用报销应尽可能做到“四统一”，即分录、会计摘要、审批单、发票一致。这么做一方面可让会计做账更规范，另一方面可规避税务风险。会计人员要坚持一点：只认发票，不听各种所谓的“解释”。

费用发生了，没有发票怎么办？譬如，业务人员借支备用金后迟迟不拿发票来报销。还有，给客户佣金、回扣、好处费了，无从正常做账。碰到这种情况怎么办？

如果财务强调凭票报销，否则从工资中扣款，这样强势而为很容易激化矛盾，显然不是有效的沟通。怎么解决呢？提醒财会人员注意几点：

（1）不要被业务人员的气势所压倒。首先说明一点，业务说的听起来似有道理，实际并不占理。你们公司碰到的问题，别的公司同样也会碰到，只要别的公司能规范操作，你们也应该可以。

（2）怎么规范呢？光有财务推动是不够的，因为财务没有足够的权威。真打算规范，必须得到一把手的支持，把相应的风险告诉一把手，让一把手施压。

很多业务人员有个错误观点：费用发生了没有发票，财务人员应该想办法解决。财务人员是没有办法可想的。谁请款就应该由谁提供发票报销，这是个起码的道理。财务人员应对费用报销履行监督职能，千万不可越殂代疱找发票平账。

三、没有发票也可报销

长期挂账的其他应收款怎么平账，建议如下：

（1）由责任人提供发票来报销，如果提供不了发票，公司认可这笔费用的，可以对费用暂估入账，但要提供相应说明作为证据。暂估入账的费用在纳税申报时要做调整，不能在企业所得税税前扣除。

（2）如果无法证明费用真实发生了，其他应收款又确定收不回来，可以计提坏账准备。当然坏账准备同样不能在企业所得税税前扣除。

（3）如果其他应收款是老板或者股东方借走的，在年底或者确认无法归还后，可以说服老板召开股东方，确定分红方案，将股东借款当做预支的股利，代扣与申报相对应的个人所得税。

普及两个概念：①没有发票能不能报销；②费用能不能在企业所得税税前扣除。这两个概念是不一样的。费用发生了且能提供佐证的，无论有无发票，会计都应将之作为费用处理。税务要求更严格，不仅要求费用必须真实发生，还需要提供发票做佐证。

总之，如果费用真实发生了，即便没有发票，会计做账可以作为费用处理，但不得在企业所得税税前扣除。